ポスト
はじめに
「Salesforceを使用していない取引先とファイルの共有をしたい」
以前、保守業務を担当している企業からこのような要望をいただきました。
この要望に応える方法として、ファイルの公開リンク設定機能が非常に便利です。
今回は、このファイルの公開リンク設定機能をご紹介します。
以前、保守業務を担当している企業からこのような要望をいただきました。
この要望に応える方法として、ファイルの公開リンク設定機能が非常に便利です。
今回は、このファイルの公開リンク設定機能をご紹介します。
公開リンクとは
公開リンクとは会社内または会社外の誰とでも共有できる URL が生成できる機能です。
これにより、Salesforceを使用していない相手とも簡単にファイルを共有できます。
さらに、Summer’23のバージョンでは、Salesforceのファイル共有機能に新たな追加機能が登場し、公開リンクに有効期限とパスワードを設定できるようになりました。
これにより、Salesforceを使用していない相手とも簡単にファイルを共有できます。
さらに、Summer’23のバージョンでは、Salesforceのファイル共有機能に新たな追加機能が登場し、公開リンクに有効期限とパスワードを設定できるようになりました。
ファイルの共有方法
共有したいファイルの横の▽を押下し、公開リンクを押下します。
「公開リンクの作成」ボタンを押下するとリンクが作成されます。
有効期限はデフォルトで有効になっており、30日が設定されています。
パスワードは以下の設定からデフォルトを選択できます。
設定＞コンテンツ配信と公開リンク＞コンテンツ配信のパスワードのデフォルトを選択
有効期限はデフォルトで有効になっており、30日が設定されています。
パスワードは以下の設定からデフォルトを選択できます。
設定＞コンテンツ配信と公開リンク＞コンテンツ配信のパスワードのデフォルトを選択
パスワードを設定した場合は、リンクを開く際にパスワードの入力が必要になります。
ファイルのみでなくフォルダ単位で共有が可能ですが、フォルダの場合は有効期限、パスワードの設定はなくリンクの発行のみになります。
フォルダ単位で共有すると複数のファイルが一括で共有できるので便利ですね。（以下がフォルダ単位で共有した場合のキャプチャです）
フォルダ単位で共有すると複数のファイルが一括で共有できるので便利ですね。（以下がフォルダ単位で共有した場合のキャプチャです）
ただし、有効期限やパスワードの設定ができないため、セキュリティについては要注意です。
公開リンクの設定方法
１．コンテンツ配信と公開リンク
設定＞コンテンツ配信と公開リンク＞公開リンクをユーザーに対して有効化可能 (コンテンツ配信が必要) を有効にする。
２．コンテンツの権限
設定＞Salesforce CRM Content＞Salesforce CRM Content を有効化 を有効にする。
３．設定＞ユーザー＞Salesforce CRM Content ユーザー を有効にする。
４．Salesforce Classic に切り替える。
設定＞コンテンツ権限＞ライブラリ権限を選択＞編集＞コンテンツの配信 を有効化し保存。
以上で設定は完了です。
設定＞コンテンツ配信と公開リンク＞公開リンクをユーザーに対して有効化可能 (コンテンツ配信が必要) を有効にする。
２．コンテンツの権限
設定＞Salesforce CRM Content＞Salesforce CRM Content を有効化 を有効にする。
３．設定＞ユーザー＞Salesforce CRM Content ユーザー を有効にする。
４．Salesforce Classic に切り替える。
設定＞コンテンツ権限＞ライブラリ権限を選択＞編集＞コンテンツの配信 を有効化し保存。
以上で設定は完了です。
公開リンクの作成権限
公開リンクの権限は、公開リンクの設定方法４．で設定した「ライブラリ権限（ライブラリ管理者、閲覧者、著者など）」です。
ライブラリメンバーの管理でメンバーや公開グループに、公開リンクの設定方法４．で設定した対象の権限が付与されていると、そのライブラリのみ対象メンバーや公開グループに公開リンク作成権限が付与されます。
ライブラリ＞▽＞メンバーの管理
ライブラリメンバーの管理でメンバーや公開グループに、公開リンクの設定方法４．で設定した対象の権限が付与されていると、そのライブラリのみ対象メンバーや公開グループに公開リンク作成権限が付与されます。
ライブラリ＞▽＞メンバーの管理
公開リンクの作成権限の制限
次の設定を行うことで公開リンクの作成権限を制限することができます。
他のユーザーによる共有および共有解除を禁止
これは自分が所有しているファイルを他のユーザーが共有および共有解除できないようする設定です。他のユーザーが共有または共有解除できないようにしても、既存の共有には影響ありません。
制限をかけたいファイルの横の▽を押下し、共有を押下します。
制限をかけたいファイルの横の▽を押下し、共有を押下します。
アクセス権のあるユーザー＞所有者設定＞他のユーザーによる共有および共有解除を禁止 を有効にする。
共有および共有解除を禁止することで、所有者またはシステム管理者以外のユーザーは、共有設定の再設定や公開リンクの作成が制限されます。
ファイルに公開リンクがある場合に設定を有効にすると、そのファイルへのアクセス権を持つユーザーは引き続きリンクの参照および共有が可能です。
ファイルに公開リンクがある場合に設定を有効にすると、そのファイルへのアクセス権を持つユーザーは引き続きリンクの参照および共有が可能です。
最後に
いかがでしたでしょうか。
私がこの機能を実装した際は、有効期限とパスワード設定はありませんでした。
アップデートで新機能が次々と追加され、今後もさらに便利な機能が増えていくと思いますが、何かの参考になれば嬉しいです。
これからも次々と追加される新機能をマスターしてSalesforceライフを楽しんでいきましょう～～！
私がこの機能を実装した際は、有効期限とパスワード設定はありませんでした。
アップデートで新機能が次々と追加され、今後もさらに便利な機能が増えていくと思いますが、何かの参考になれば嬉しいです。
これからも次々と追加される新機能をマスターしてSalesforceライフを楽しんでいきましょう～～！
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