2021.09.16

タスク管理とは?コツやエクセルでの管理方法、おすすめツールも解説

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・頭の中でやるべきことを整理していたはずなのに、いつの間にか漏れてしまった
・目の前の業務に追われて、重要な仕事になかなか手が付けられない
ということはありませんか。

そんなお悩みは、「タスク管理」で解決できるかもしれません。
本記事では、タスク管理のメリットやコツ、エクセル(Excel)での管理方法、チームでタスク管理を行うためのおすすめツールなど、タスク管理について幅広く解説します!

目次

タスク管理(todo管理)とは?

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「タスク」とは、仕事を作業単位で細かく区切ったものを意味します。
タスク管理とは、タスクをエクセルやツールに書き起こして整理し、業務効率化を図る方法のことです。
やるべきタスクをtodoリストとして管理することから、todo管理とも呼ばれています。

タスク管理を行うメリット

タスク管理には次のようなメリットがあります。

1.仕事内容が見える化できる
複数の仕事を並行して進めていると、自分がどんな仕事をどのくらいこなしているのかが分からなくなることはありませんか?
タスクを可視化することによって、仕事の全容や進捗状況が見えるようになります。

2.優先順位を決めて効率的に仕事ができる
タスクの重要度と期日をしっかりと整理していないと、ついつい目の前にあるタスクを優先してしまいがちです。
結果として、重要な仕事が後回しになってしまうことも…
タスク管理を行うことで「いま本当にやるべき仕事」が明らかになります。

3.「誰がボールを持っているか分からない」というタスクがなくなる
チームで仕事をしていて、「あれ、このタスクは誰がボールを持っているんだっけ?」となることはありませんか。
各タスクの担当者を明確にすることで、いわゆる”お見合い状態”を防止することができます。

タスク管理はエクセルでもできる?

個人のタスクだけであれば、エクセルでも問題なく管理できます。
ここで、私の体験談を紹介させてください。

前職で、毎日20時を過ぎても仕事が終わらなかった時期がありました。
それもそのはず、「未対応のメールを受信フォルダに残してtodoリスト代わりにする」という、かなりずさんなタスク管理をしていたのです…。
見かねた上司からのアドバイスで、エクセルを使ったタスク管理を始めました。

(上司にもらったテンプレート。この表を1週間分並べていました)

続けていくうちに、タスクの優先順位を正しく見極められていなかったことに気が付きました。
重要なものや期日が近いものからではなく、「手を付けやすい仕事」から着手していたのです。

それからは、タスクの重要度・緊急度を見極めながら仕事を進めるようになりました。
結果、ほぼ定時で帰れるようになったのです。

タスク管理のコツ5選

簡単なタスク管理であれば、今日から始めることができます。
私が実践してみて分かった、タスク管理のコツを5つご紹介します。

1.やるべきことを漏れなく書き出す
最初にやるべき仕事を洗い出し、漏れなくリスト化します。
頭の中では分かっているつもりでも、実際に手を動かして書き出すと、忘れていたタスクが出てくることがありますよ。

2.仕事を細分化して、タスクに落とし込む
例えば「テレアポをする」という仕事ならば、「リストを作る」「トークスクリプトを作る」「実際に電話する」「改善点を見つける」などのタスクに細分化できます。
抽象的なタスクは着手しづらいので、できるだけ具体化すると良いでしょう。

3.各タスクの期日を決める
仕事の納期から逆算して、各タスクの期日を決めていきます。
誰かにお願いする作業は、余裕を持ってスケジュールを組んでおきましょう。
 
4.各タスクの作業時間を見積もり、スケジュールに組み込む
タスクを実行するのに必要な時間を見積もります。
次に作業時間と期日を考慮して、各タスクを行う「実施日」を決めていきます。

5.退勤前に翌日のタスクを整理し、優先順位を決めておく
ここまでで、「翌日やるべきタスク一覧」ができあがりました。
重要度・緊急度を考慮して、タスクの優先順位も決めてしまいましょう。
そうすれば、翌日は決まった順番にタスクをこなすだけです! 

さらに踏み込んだ管理をしたい方は、「タスクを遂行するのにかかった時間」も記録してみましょう。
見積もりを大幅に超えているタスクは、効率化の余地があるかもしれません。

タスク管理ツールを導入するメリット

プロジェクト全体でタスク管理を行う場合は、タスク管理ツールの利用をおすすめします。
ツールを導入するメリットは次の通りです。

1.プロジェクトの進捗状況をチームで共有できる
複数人のタスクをひとつのエクセルで管理しようとすると、どうしても煩雑になりがちです。タスク管理ツールを使うことによって、プロジェクトの進捗状況や遅れているタスク、メンバーの仕事量などをチームで共有できます。

2.スケジュールが視覚的に分かる
例えばカレンダー上に「本日が締め切りのタスク」を表示させてくれるツールであれば、その日のスケジュールとタスクを同じ画面でチェックできて便利です。
ガントチャートでプロジェクトの状況を横断的に視覚化してくれるツールもありますよ。

3.通知機能で抜け漏れを防止できる
エクセルでチームのタスク管理を行うと、「エクセルを見ていませんでした」というメンバーが出てくるかもしれません。タスク管理ツールを導入すれば、タスクが割り当てられた時や期限を過ぎた時に通知が届くので、抜け漏れを防止できます。

おすすめのタスク管理ツール

チームでタスク管理ツールを導入する場合は、シンプルで使いやすいものを選ぶと良いでしょう。
そこでおすすめしたいのが、クラウド型グループウェア「mitoco」のToDo(タスク管理機能)です。

直感的で使いやすく、「マニュアルがなくても社員に浸透した」とお客様に喜ばれています。
カレンダー機能も兼ね備えているので、同じ画面でスケジュールと自分のタスクを確認できる点もポイントです。

まとめ

今回は、タスク管理の概要やメリットをご紹介しました。
個人のタスク管理ならエクセルでも問題なくできますが、チーム単位で効率よく仕事を進めたい場合は、タスク管理ツールの導入がおすすめです。
ご紹介したmitoco ToDoについて、詳しくはこちらをご覧ください。
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