2021.07.09

業務を効率化したい方へ!「mitoco」部署別の活用方法

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バラバラに管理されている顧客情報の管理や業務の効率化、テレワークの促進など、グループウェアの一歩先を行く新しいコミュニケーションプラットフォーム「mitoco」ではさまざまな課題を解決できます。
外出先でもストレスなく使えるモバイルアプリと安心のセキュリティで、どこにいても効率よく仕事ができる環境を提供します。

本記事では、mitocoをもっと効果的にご利用いただくための部署別の活用法をご紹介します。

営業部門でmitocoを活用する

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■営業活動の基本の「き」、顧客情報を管理する
これまで名刺や個々人のExcelで管理してきた情報をmitocoに集約し、顧客に関する情報をチームで活用しましょう。
名刺をなくして焦ることも、誰かが退職するたびに担当顧客の連絡先やこれまでの経緯がわからなくなるといったトラブルもなくなります。
(顧客管理をチームで行うメリットについて、詳しくはこちら
mitocoを利用すれば、名刺情報だけではなく、お客様とのやりとり、活動予定や過去のスケジュールなど、お客様に関するあらゆる情報をひとつの画面で確認することができます。

■日程候補を自動でリストアップしてくれるカレンダーで、日程調整を効率化
mitocoのカレンダーには、複数人の予定が空いている日時を自動で提案してくれる「空き日程調整機能」があります。
上司に同行してほしい案件も都合のよい日時がすぐにわかるため、日程を調整する手間を減らすことができます。
モバイルアプリで外出先からの日程調整・予定登録もスムーズです。
予定に顧客情報を関連づけて登録すれば、必要最低限の日報データが自動作成されるだけではなく
「担当別の新規訪問件数」「既存顧客と新規顧客の割合」といった集計・分析ができるようになります。

■ワークフローで、見積書・稟議申請のスピードUP
紙やメールで回している申請書をシステム化することで、次のような効果が見込めます。
 ・記入漏れによる手戻りがなくなる
 ・モバイルアプリで承認ができるので、決裁者が外出続きでも承認が進む
 ・「どこで止まっているか」が可視化できるので、急ぎの場合も催促がしやすい
システム化と言っても、プログラミングの知識は必要ありません。
コードを書かずに、柔軟な承認プロセスの設定が可能です。
決裁スピードが上がることで、お客様によりスピーディーに提案ができますね。

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その他にも、「作業の抜け漏れをなくすタスク管理機能」「提案書の属人化を防ぐ文書管理機能」など、mitocoには営業活動を効率化できる機能が備わっています。
”空いた時間を有効活用してほしい”という想いからモバイルアプリも提供しており、外出先からもサクサクと操作が可能です!

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情報システム部門でmitocoを活用する

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■作業依頼はワークフローに集約
アカウントの払い出しやメーリングリストへの追加依頼など、社員からの作業依頼はワークフローでシステム化をするのがおすすめです。
作業依頼のシステム化には、以下のようなメリットがあります。
 ・未対応の依頼を一覧化でき、対応漏れを防げる
 ・作業者と作業内容が自動的に記録される
 ・依頼者の入力漏れによる手戻りがなくなる
mitocoのワークフローは、回覧設定や承認ルートの分岐、合議制のフローなどで柔軟な承認プロセスが設定できるという特長があります。
レポート機能で、部署ごと・依頼種別ごとなどの集計や分析ができる点もポイントです。

■社内からの問い合わせ対応は、トーク(チャット機能)で効率化
メールや口頭でバラバラに届く問い合わせは、オープンなやりとりができるグループチャットに移行して一元管理しましょう。
mitocoのトーク(チャット機能)は、「ルーム」と「トピック」の2階層で構成されています。
全社員がアクセスできる社内問い合わせ用の「ルーム」を作成し、問い合わせの内容ごとに「トピック」を作って質問を受け付けることで、問い合わせをカテゴリ化して効率よく対応することができます。

左側に並んでいるのがルームの一覧。メイン画面に映っているのが、トピックの一覧です


■掲示板で、”読んでもらえる”情報共有を
「全社宛にお知らせメールを配信しても読んでもらえない」という悩みはありませんか。
全社員が読める掲示板機能を使えば、大量の業務メールに埋もれる心配はなくなります。
mitocoの掲示板ならば、投稿するとリアルタイムで従業員に通知が届くだけではなく、未読ユーザーが一覧化されるので、より確実な情報共有ができるようになります。

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mitocoには、社内コミュニケーションに必要なさまざまなアプリケーションが搭載されています。
ツールを何個も運用しなくて済むので、ランニングコストや管理工数の削減にもつながるでしょう。
金融業や保険業など、大手の企業で利用されているSalesforce上で稼働しており、セキュリティも安心。
従業員がどこにいても、安心して働ける環境を提供します。

ご紹介した各機能について、より詳しくはこちら
情シスこそ生産性の向上を!mitocoで業務効率化できる3つのポイント

管理部門・総務部門でmitocoを活用する

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■各種申請はワークフロー化して、手戻りを発生させない仕組みを作る
紙やExcelで届く申請書。
「科目が違う」「用途の欄が空白のまま」など、申請者への差し戻しが発生していませんか。
経費精算、休暇申請などの社内申請をワークフローでシステム化することによって、手戻りをなくすことができます。
申請者に確認すべき事項がある場合も、ワークフローの画面内でチャットを立ち上げてやりとりをすればスピーディーです。
また、紙の申請書をペーパーレス化することによって、倉庫に保管する手間や、過去の申請書を探す手間も削減できます。

■社内規定や契約書のひな形は文書管理で共有
社内規定や契約書のひな形など、「常に最新版を利用してほしい」というドキュメントの管理におすすめなのが、文書管理(ファイル共有)の機能です。
バージョン管理が可能で、前のデータは残したまま、最新版のみを表示することができます。
クラウド上で資料やファイルを管理するため、場所を問わずに検索や共有が可能。
データを取り出すために出社する必要もなくなります。

■レポート機能で集計もらくらく
経費を部署別にまとめたり、倉庫の申請書を一枚一枚チェックしたり…
集計業務に、工数を取られてはいませんか。
mitocoのレポート機能を使えば、登録したデータをリアルタイムで集計できます。
たとえば経費申請をワークフロー上で行うようにすれば、部門別、カテゴリ別などで支出金額を集計することが可能です。

2021年11月12日追記
mitocoのオプション機能として「mitoco Work 経費」が誕生しました。
ワークフローで経費精算を処理するよりも、さらに便利に経費の処理ができます。
mitocoカレンダーに登録しているスケジュールから交通費を精算でき、従業員側の工数も削減!

そんなmitoco Work 経費について、詳しくは こちら

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その他にも、大人数の予定を調整するのに便利な「空き時間調整機能」がついたカレンダー、健康診断など全社向けのお知らせに適した掲示板などのアプリケーションをご利用いただけます。

おわりに

これまでご紹介したように、mitocoには業務効率化に役立つさまざまなアプリケーションが搭載されています。
安心して利用できる堅牢なセキュリティで構築されたクラウドサービスで、いつ・どこでも効率よく仕事ができる環境づくりをサポート。
これからテレワークを取り入れたい、あるいは、より出社回数を減らしたいという企業にもぴったりです。

また、Salesforceと連携ができる点も特長です。
特定の部署だけSalesforceを使っている場合は、全社的にmitocoを導入することで、Salesforceのライセンスを追加購入せずとも取引先、取引先責任者などの情報を全社員で共有できるようになります。
カレンダーも同期されるので、Salesforceと全社のカレンダーの二重入力もなくなります。

ご興味のある方は、ぜひ無料の資料をダウンロードしてみてください。
(すべての機能を無料でお試しいただくことも可能です。)
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  • mitocoで解決!Salesforceでつまずく5つのハードルの乗り越え方
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