2021.06.10

業務を円滑に進めるために!「情報共有」の重要性やおすすめツールを紹介

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テレワークの導入が進む昨今、情報共有がうまくできずに悩まれている方も多いのではないでしょうか。必要な情報を社内で共有し、業務効率化や売上アップにつなげていくことが大切です。
今回は、情報共有の重要性やスムーズに行う方法、情報共有におすすめのツールなどについて解説します。
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目次

情報共有とは

情報共有とは「情報を蓄積・整理して、だれでも閲覧・使用できる状態にすること」と言えます。
業務においてスムーズに情報共有ができるとよいのですが、なかなかうまくいかないこともあるでしょう。情報共有に関する問題としては、以下のようなものが挙げられます。

<よくある問題1>
営業部門でテレワークを実施中。会話する機会が減ったため、メンバーがお客様とどのようなやりとりをしているのか把握しづらい。

<よくある問題2>
見積書や稟議書は基本、紙ベースでの運用。そのため、必要な情報を探すのに時間がかかったり、情報を見つけられなかったりすることがある。

<よくある問題3>
「健康診断の案内」や「顧客に関する相談」など、大量の社内メールが飛び交う。その結果、必要な情報が届いていなかったり、大切な情報を見落としたりすることがある。

情報共有不足がもたらす弊害

情報共有がきちんとできていない場合、前述したような問題だけでなく、以下のような弊害が生じます。

<業務の属人化>
業務の進め方や注意すべき点などが共有されなければ、「業務の属人化」が発生します。
例えば営業部門の場合、「商談の進め方が人によって異なり、受注率にムラが出る」「過去の提案書があることを知らずに、顧客向けの提案書を一から作ってしまう」といった問題があります。また、「営業担当者が退職と同時に名刺が捨てられてしまい、お客様情報が引き継がれない」というのも、営業部門のよくある問題です。

<生産性の悪化>
チームで顧客の案件やプロジェクトに対応している場合、適切な情報共有ができていなければ進捗状況が分からなくなります。また、「このタスクはだれがボールを持っているのか分からない」といった問題も起こり、タスクが消化されないということもあります。
他にも、「各メンバーのスケジュールが共有されていないため、会議の日程がなかなか決められない」といったように、情報共有不足によって調整や連絡の手間が発生することもあるでしょう。

<部門間の連携不足>
例えば、お客様からクレームが入った場合、営業担当が顧客とどのようなやりとりをしたかを共有できていないと、適切な対応やフォローができません。また、「新商品が発売されるのに、web担当者に伝わっておらず自社サイトへの掲載が遅れた」「営業部は新規開拓が得意な人を採用してほしいのに、人事部はルート営業に強い人を採用した」といったように、部門間でうまく連携できずに問題が起こることがあります。

情報共有のメリット

情報共有がうまくできなければ、さまざまな問題や弊害が発生します。では、情報共有をすることで、どのようなメリットがあるか見てみましょう。

<業務の標準化やスピードアップ>
業務に関する知識やノウハウを「業務マニュアル」にまとめて共有すれば、属人化が減り、業務の標準化が進みます。「商談の進め方」のようなマニュアルがあれば、配属されたばかりの営業でも一定レベルの商談ができるようになり、商談の受注率も改善されるでしょう。
また、顧客管理システムで顧客情報を共有すれば、顧客から問い合わせがあった場合もスピーディーに対応できるようになるでしょう。

<人的コスト削減>
提案書のデータを所定のフォルダで共有するようにすれば、資料を探す手間が省けたり、資料の作成時間を短縮したりできます。また、週報や日報などで業務の状況を共有すれば、情報共有のための会議を削減することもできるでしょう。
このように情報共有は、業務にかかる手間や負担といった人的コストの削減にも有効です。

<売上アップ> 
売上成績のよい営業マンの提案資料や提案方法を共有できれば、営業部門のレベルアップが見込めます。また、顧客のニーズや市場の動向を各部門で共有することで、新しい商品のアイデアが生まれる可能性もあります。
このように、情報共有によって売上アップにつなげることもできるでしょう。

情報共有をスムーズにはじめる方法

情報共有にはいくつかメリットがありますが、情報共有をスムーズに行うにはどうすればよいのでしょうか。
部門によって共有が必要な情報は異なりますが、ここでは営業部門を例に説明します。
【1】情報共有の目的の明確化
まずは、情報共有をする目的を明確にしましょう。一般的には、以下のような目的が考えられます。
・ノウハウの蓄積
・業務の効率化
・部内の連携強化 など

【2】共有する情報の洗い出しと優先順位づけ
営業部門であれば顧客情報はもちろん、提案資料やトークスクリプトなど、共有すべきものがいくつか考えられます。まずは、どんな情報を共有すべきか優先順位をつけ、共有する情報を決めましょう。

【3】情報共有する手法・ツールの導入
共有する情報が決まったら、どのような手法やツールを用いて共有するか検討しましょう。例えば、「営業部員が顧客情報をリアルタイムに把握できるようにしたい」ということであれば、顧客管理システムを導入する必要があります。上記1の目的と照らし合わせ、適切なツールを導入しましょう。

【4】情報共有ルールの作成
導入するツールが決まったら、運用ルールを決める必要があります。例えば、顧客管理システムであれば「名刺をもらったら2日以内に入力する」「失注顧客の情報も入力する」といったように、ツールをうまく活用できるようなルールを作成しましょう。

また、情報共有ツールは個人情報や機密情報を扱うことが多いため、しっかりとセキュリティ対策がなされているものを選ぶことが重要です。あわせて、「パスワードは定期的に更新する」「私物のスマートフォンやタブレットでアクセスしない」といったように、セキュリティに関する注意事項を社員に伝えると効果的です。
「情報共有のために早急にツールを導入したのはいいが、セキュリティ対策がきちんとできていなかった」という事態は避けるようにしましょう。

情報共有に役立つツール

情報を共有したりコミュニケーションを活性化させるツールにはいろいろなものがありますが、代表的なものをご紹介します。

<顧客管理システム(CRM)>
顧客情報を管理するシステムです。顧客の氏名や連絡先はもちろん、問い合わせ履歴などもあわせて管理できるものがおすすめです。

<ビジネスチャット>
ビジネスで利用できるチャットツールです。メールに比べ、気軽なメッセージのやりとりが可能です。メールに比べて過去のやりとりをさかのぼりやすいので、引継ぎにも活用できます。

<ファイル共有>
クラウド上でファイルの管理・共有ができるツールです。メールの場合、「添付ファイルの容量が大きすぎて送れない」ということがありますが、ファイルを共有できるサービスを利用すれば容量の大きなファイルも共有できます。

<掲示板>
社内向けにお知らせができるツールです。「健康診断のお知らせ」「システムメンテナンスの告知」のように、多くの社員にお知らせをするのに向いています。

情報共有に役立つツールを1まとめにしたmitoco

情報共有ツールにはさまざまなものがありますが、複数のツールを導入すると、ひとつひとつのツールは安価でも、想定以上に月額費用がかかってしまいます。
そこで、おすすめなのがテラスカイが提供する「mitoco」です。
顧客管理・トーク(チャット)・文書管理・掲示板といった機能があるため、mitoco1つで社内の情報共有やコミュニケーションの活性化が促進されます。
他にも、mitocoには以下のような特長があります。
・クラウドのサービスなので、テレワークでも使える
・モバイルにも対応しているので、業種・職種を問わず利用できる
・世界最高水準のセキュリティレベルを誇るSalesforceをプラットフォームとしている

無料トライアルもありますので、ぜひmitocoのサイトをご覧ください。
また、mitocoを使った情報共有の事例を紹介します。

<寿マナック株式会社様(製造)>
以前はメールでの情報共有がメインであったため、大事な情報が埋もれてしまうことがあったという同社。mitocoのカレンダーによって、行動予定や行動内容を共有することができ、営業担当者の業務効率化・スキルアップに役立っています。
https://s.terrasky.jp/3lNeipk 

<医療法人社団 こころとからだの元氣プラザ様(医療)>
以前はメールを中心にコミュニケーションをしていましたが、CCに追加するメンバーを考えたりするのに手間がかかっていました。チャット形式のmitocoのトークを使って、拠点間の活発なコミュニケーションを実現しています。
https://s.terrasky.jp/3m0c1qG

<株式会社池下設計様(建設・不動産)>
今まではメールやチャットを使って、会社への改善項目や要望を提案する仕組みを作ろうとしましたが、うまくいきませんでした。mitocoの掲示板機能によって、スムーズに従業員が提案できるようになっています。
https://s.terrasky.jp/3jN6BN0

まとめ

情報共有がうまくできれば、業務の効率化や売上アップなど、さまざまな効果を期待できます。情報共有がスムーズにできるようにするために、ツールを活用していきましょう。
情報共有を進めるための第一歩として、mitcoをご検討いただけますと幸いです。
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