2021.04.22

営業の行動管理(活動管理)とは?メリットや失敗しない進め方を解説

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • follow us in feedly
「毎日お客様先に訪問してくれているが、売上が上がらない」
「遅くまで残業しているけれども、結果がついてこない」
あなたのチームに、このような営業メンバーはいませんか。

もしかしたら、努力すべき点が間違っているかもしれません。
そんな時に役立つのが、営業の行動管理(活動管理)です。

このブログでは、行動管理の概要やそのメリット、失敗しないための始め方を解説します!

目次

行動管理とは

行動管理は、「目標管理」「案件管理」「モチベーション管理」にならぶ、営業の管理手法です。
メンバーが日々行っている行動を数値化することで、各メンバーの営業スタイルを客観視し、ボトルネックを見つけることができます。

管理する指標は企業の営業プロセスにより異なりますが、一般的に挙げられるのはこのような項目です。

・コール数
・アポイント数
・アポイント獲得率(アポイント数÷コール数)
・新規訪問数
・新規訪問率(新規訪問数÷アポイント数)
・商談数
・商談化率
・受注件数

これらの項目について目標値(KPI)を設定し、目標と実績がずれていないかをウォッチしていきます。
ただ計測して終わりではなく、各メンバーの数値に応じて課題を導き出し、改善をすることが重要です。

行動管理のメリット

ではなぜ、行動管理を行うのでしょうか。
それは、データに基づいて効率的に営業活動を改善するためです。

「結果が出ない」という漠然とした状況では改善案を出しづらいですが、定量的なデータに基づいて課題を抽出できれば、「電話の内容を見直すべき」「初回訪問の提案内容を見直すべき」など、各メンバーに適した指導ができるようになります。
gettyimages (20661)

たとえば、訪問件数を新規顧客と既存顧客に分けた場合。
「うちの会社は、全体の3割が新規訪問のルール。自分のチームメンバーはもちろん徹底できている」と思っていても、実際に数字を取ってみると実は新規訪問が2割以下だった…というケースがあります。
この場合は、「新規訪問用のリストが足りないこと」「既存顧客の対応を優先してしまい、新規開拓に時間が割けていないこと」などがボトルネックとして考えられます。

あるいは、メンバーの作業時間を「お客様とやり取りをしている時間」「準備の時間」「事務作業の時間」に分けた場合。
いつも遅くまで残業しているメンバーが、実は資料作成と事務作業に時間をかけすぎていた…!ということが分かるかもしれません。
この場合は、優秀なメンバーから資料作成のノウハウを共有してもらう、事務作業のやり方を見直すといった対策が打てますね。

このように、メンバーの行動とそのプロセスを細かく分析することで「頑張っているけれども、なぜか売上が上がらない」という状況を打破することができます。
また、各プロセスの目標値を掲げることで、わかりやすい指針ができ、営業活動の標準化もが図れる点もポイントです。

失敗しないための、行動管理の始め方

ここまで、行動管理とは何か、どのようなメリットがあるのかをご説明しました。
ただ、やみくもに行動管理を始めてしまうと、メンバーが腹落ちせず協力してくれない、管理のための負担が大きすぎて続かない…といったおそれがあります。
そこで、失敗しないための行動管理のはじめ方をご紹介します。

1.メンバーに必要性を理解してもらう
いきなり「みなさんの行動を管理します」と伝えてしまうと、メンバーの反発を買うでしょう。
特に成果を出しているメンバーは「結果は出しているんだから好きにやらせてくれ」と思うかもしれません。
・日々の行動を監視するわけではないこと
・効率よく営業活動を改善するために必要な施策であること
などを伝えて、行動管理の必要性を理解してもらうことが重要です。

2.指標を定義する
次に、どのような項目で管理するかを決めます。
失敗しないために、最初のうちは指標を3~5つに絞ることをおすすめします。
指標が増えればより細かい管理ができますが、その分メンバーの負担やマネジャーの確認作業も増えてしまうからです。
指標を決めたら、各指標の目標値(KPI)を設定しておきましょう。

3.やってみる
どのような活動をしたか、日々の業務を分類し記録していきます。
ここで大事なのが、「メンバーの入力負担をできるだけ軽減すること」です。
行動管理は続けていくことで効果を発揮するので、メンバー自身が運用しやすいツールを選びましょう。
(おすすめのツールも後ほどご紹介します)

4.分析する
行動管理は、ただ行動を数値化しただけでは意味がありません。
その数字をもとに、「何がボトルネックになっているのか」を分析してはじめて意味があります。
KPIと実績を比較して、乖離しているところを見つけましょう。

5.対策を打つ
何がボトルネックになっているか分かったら、あとは対策を打つのみです!
ひとつのボトルネックに対して、複数の対策が考えられます。
たとえば、アポイント獲得率が指標よりも大きく低い場合。
電話のターゲットリストが合っていない可能性と、電話の内容に問題がある可能性があります。
それぞれの場合で、対応策は異なりますよね。
仮説をいくつか立て、ひとつひとつ実行していきましょう。

行動管理を行うツール

では、具体的にどのようなツールで行動管理をすればよいのでしょうか。
ここでは2つのツールをご紹介します。
gettyimages (20642)

エクセル(Excel)
たとえば、アポイントが取れた企業の一覧を作成し、そこに「新規か既存か」「商談化したか」「受注したか」などのチェックを入れていくことで、新規訪問数の割合や商談化率などを計測することができます。
「営業管理 エクセル テンプレート」などで検索すれば、無料でテンプレートを入手できます。

エクセルのメリットは、簡単に始められ、コストがかからないことです。
一方で、以下のようなデメリットもあります。
・複数人で同時に編集するのには向いていない
・分析や過去データとの比較がしにくい
・各活動にかけた時間を分析するのは難しい

行動管理は一時的に行うものではなく、時間をかけてデータを蓄積し、改善を繰り返していくものです。
始めるのが簡単でも、日々の運用が面倒だと、思うような成果が得られないかもしれません。
SFA(営業支援システム)
多くのSFA(営業支援システム)には、行動管理の機能があります。
エクセルでの管理とは違い、複数人で同時に編集でき、かつデータを自動で集計してくれます。
カレンダー機能を兼ね備えているSFAであれば、各活動にかけた時間を分析することも可能です。

デメリットは、導入までに時間とコストがかかる点です。
ただ、導入期間が比較的短いクラウドサービスや、シンプルな機能のシステムを選ぶことで、時間やコストはある程度削減できます。
長期間にわたって行動管理を行うことを考えると、エクセルよりもシステムを使ったほうが、運用しやすく結果が出やすいかもしれません。

はじめての行動管理におすすめのシステム

ここで、はじめての行動管理におすすめのシステムをひとつご紹介します。
顧客管理機能やカレンダー機能を持つグループウェア「mitoco」です。

ポイントは、行動管理のためにわざわざデータを入れ直す必要がないこと。
カレンダーに訪問予定を入れる際に、「新規か既存か」といった付属情報を入れるだけでいいんです。
これによって、訪問数だけではなく、新規訪問数・率も計測できます。
活動種別といった項目をつけて、社内業務・社外業務の時間比率を分析しているという声もありました。

一般的なカレンダーアプリで計測できるのはここまでですが、mitocoには顧客管理機能が備わっています。
予定に「どのお客様の予定か」を入力することができるので、以下のような項目も測定できます!

・活動種別ごとに割いている時間
・顧客ランクごとに割いている時間
・どの顧客に一番時間を割いているか
・顧客への最終アプローチ日(しばらくアプローチしていない顧客を発掘できます) 

データはレポート機能で自動的に可視化されるので、集計の手間も省けます。
ゆくゆく「より細かく管理したい!」となった場合は、より本格的な顧客管理、営業支援ができるクラウドサービスであるSalesforceと連携できます。
スマートフォン専用のアプリもあるので、移動などのスキマ時間も有効活用できますよ。

mitocoにはカレンダーや顧客管理だけではなく、掲示板やメッセージ、タスク管理などの機能が搭載されています。
これひとつで仕事を進めることができるので、はじめてのシステムにぴったりです♪
無料でお試しができますので、ぜひ使ってみてください!
26 件
     
  • banner
  • banner

関連する記事